Comissão irá avaliar documentos sob a guarda do Legislativo

Comissão Permanente teve a primeira reunião esta semana – Crédito: Leandro Trajano

 

Identificar os documentos existentes na Câmara, saber o período que devem ser armazenados e qual destino devem tomar é o desafio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, recém-criada no primeiro ato de 2020 do presidente Gilmar Rotta (MDB) e que teve a primeira reunião esta semana. A gestão documental ou gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

 

Segundo o presidente, é total a abertura da Mesa Diretora para o andamento das iniciativas, que devem ser feitas respeitando a Lei de Acesso à Informação e a Lei Nacional de Arquivos. “Tenho plena convicção da competência de cada um dos membros da comissão e no empenho que terão para organizar os arquivos”, afirma.

 

O ato da presidência designou como coordenador da comissão permanente o servidor Bruno Didoné de Oliveira, assessor especial da presidência para a documentação e transparência. “Ao final do processo, queremos criar a tabela de temporalidade. É um trabalho que demandará um tempo de dedicação grande da comissão”, diz Oliveira.

 

A tabela de temporalidade determina o prazo de guarda e a destinação final de diferentes tipos de documentos. A Câmara elaborará a sua própria tabela e utilizará como referência material do Arquivo Público do Governo do Estado de São Paulo. A escolha dos integrantes da comissão foi estratégica. Por exemplo, a servidora Any Isabelle Almeida de Ferraz de Araújo, do Setor de Protocolo, lida com ofícios e proposituras, como também na tramitação de documentos administrativos-financeiros; João Paulo Siqueira, do Setor de Informática, contribuirá com a informatização dos arquivos; e Caroline Domingues de Souza, do Departamento de Assuntos Jurídicos, subsidiará as questões pertinentes à legislação.

 

Há ainda a arquivista Giovanna Fenili Calabria, servidora recém-chegada ao Departamento de Documentação e Transparência, que terá o auxílio da estagiária Eduarda Moretti. Neste caso, Giovanna tem como primeira missão percorrer todos os setores e departamentos da Casa para fazer um primeiro diagnóstico da documentação existente, função já iniciada esta semana. Ainda segundo Oliveira, novos membros serão convidados a contribuir com os integrantes efetivos da comissão, em caráter provisório. “A ideia é que a comissão tenha a quem recorrer nos setores e departamentos quando precisar de algo”, explica.

 

Conforme explica Giovanna, será a partir desse levantamento de dados que a comissão analisará as tabelas de temporalidades existentes em outros arquivos públicos e se elas estão de acordo com o contexto da Câmara. “A lei só permite a eliminação de qualquer documento quando a tabela de temporalidade estiver pronta. A gente não consegue guardar tudo que produz, é impossível. A própria lei mostra que muitas coisas não precisam ser armazenadas. A função da comissão é justamente entender a documentação que está sendo produzida aqui, seu valor histórico ou informativo”, diz.

 

Bruno Didoné diz que a preocupação com o fator espaço é recorrente, seja para o documento físico (em papel) ou digital. “Somente nas últimas semanas recebemos para armazenar no arquivo da Câmara, no andar térreo do prédio principal, 40 caixas de processos do Departamento de Assuntos Legislativos, 40 caixas do Departamento de Relações Públicas e de Cerimonial, 100 caixas do Setor Financeiro e 20 caixas do Setor de Recursos Humanos”, conta.

 

Embora a preocupação maior seja com o volume de documentos em papel produzidos pela Câmara, a comissão também terá sua atenção voltada para o material audiovisual. Levantamento recente, feito pelo próprio Departamento de Documentação e Transparência, diagnosticou que a Casa armazena mais de 30 mil horas de vídeos, em mídias já obsoletas como VHS, Super-VHS e VHS-C (ou mesmo DVD).

 

Ainda que a digitalização desse material pareça simples, é preciso estudar as formas de armazenamento e migração da tecnologia, assim como acompanhar sua evolução. O acúmulo de parte desse volume passou a ser menor desde julho do ano passado, quando a Câmara implantou o projeto Câmara Digital, integrado ao programa Parlamento Aberto. Na prática, houve integração entre a Câmara e a prefeitura para o recebimento digital das indicações, antes produzidas em papel.

 

COMPETÊNCIAS

Publicado em 29 de janeiro, o ato da presidência 1/2020 traz seis atribuições à comissão permanente: predefinir, orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor; auxiliar na elaboração dos Instrumentos de Gestão Arquivística, como o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, e orientar sua aplicação; colaborar no trabalho de avaliação da massa documental acumulada; coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e de recolhimento de documentos; auxiliar a implementação da política municipal de acesso à informação na Câmara Municipal, nos termos da lei federal 12.527/ 2011; e designar grupos de trabalho responsáveis pela execução dos procedimentos metodológicos de levantamento e análise de dados.

 

A recomendação de Gilmar Rotta é que um projeto de resolução seja formulado e submetido à votação dos vereadores. Assim, haveria a publicação de uma resolução, o que garantiria legalmente a continuidade da comissão, independente das mudanças de gestões na Câmara, mesmo que seus membros sejam alterados por outro ato da presidência. “Uma resolução interna respaldará as atividades futuras da comissão”, explica.

 

Gilmar Rotta ainda sugeriu que o grupo explore outras casas legislativas que já sistematizaram seus documentos e também instituições referências no país. “É um trabalho que leva tempo, mas que também precisa ser acelerado e contar com a integração e colaboração dos profissionais, setores e departamentos da Câmara”, afirma.

 

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